POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por Ciglo Consultoría S.A.S. en desarrollo de su objeto social.
Los datos que recopilamos o recopilaremos pueden incluir, sin limitarse lo siguiente:
nombre(s) y apellido(s), tipo y número de identificación, género, dirección de correo electrónico, dirección, número de teléfono fijo y/o celular, fecha de nacimiento, edad o rango de edad, fecha de expedición del documento de identidad, información que haya compartido con nosotros sobre usted, por ejemplo, a través de redes sociales o servicios de mensajería instantánea, datos relacionados con su navegación en nuestro sitio web (dirección IP, información de navegador, información de su dispositivo, localización), entre otros. Igualmente, si ejerce alguno de sus derechos legales en virtud de la Ley 1581 de 2012 (LEPDP), conservaremos un registro de esto y cómo respondemos.
Le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, consultados, procesados, reportados, suprimidos, actualizados, anonimizados, disociados, transmitidos y/o transferidos a terceros o aliados, dentro y/o fuera de Colombia y en general tratados de forma manual o automatizada, para el cumplimiento de nuestras actividades misionales:
Clientes:
1. Enviar mediante correo electrónico, correo postal, SMS, MMS, redes sociales, servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas, información como confirmaciones o mensajes previos al inicio de la participación en el evento y/o servicio de su interés.
2. Adelantar actividades de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de los eventos y/o servicios prestados por Ciglo Consultoría.
3. Ofrecer productos, servicios y eventos, entre otras actividades comerciales y de prestación de servicios de información empresarial de Ciglo Consultoría o sus aliados, organizadores y/o posibles patrocinadores, cuyas marcas, nombres y logos son visibles en el desarrollo del evento/servicio.
4. Adelantar actividades de servicio al cliente para atender preguntas e identificar necesidades para el mejoramiento de los servicios a través de correos electrónicos, redes sociales, servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas.
5. Ofrecerle marketing relevante, enviarle publicidad física o digital de los servicios de Ciglo Consultoría mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, o llamadas telefónicas.
Candidatos a una vacante:
1. Desarrollar y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelantemos.
2. Aplicar pruebas de conocimiento, psicotécnicas, y cualquier otra que sea necesaria para el proceso de selección.
3. Gestionar riesgos empresariales.
4. Realizar (cuando sea necesario), pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales y pruebas necesarias en el desarrollo del proceso de selección.
5. Contrastar los datos con las referencias laborales y personales aportadas en el proceso de selección.
6. Entregar los datos a terceros encargados de los procesos de selección y/o contratación de Ciglo Consultoría.
7. Conservar los datos personales para eventuales futuros procesos de selección.
Colaboradores:
1. Desarrollar y gestionar los procesos internos de vinculación y desvinculación de los colaboradores.
2. Vinculación al Sistema de Seguridad Social en salud, pensiones, riesgos laborales y caja de compensación familiar de los colaboradores y su núcleo familiar.
3. Gestionar riesgos empresariales.
4. Cumplir con el proceso de nómina: pago de salarios, prestaciones sociales, afiliaciones, beneficios legales y/o extralegales, entre otros requeridos.
5. Desarrollar estrategias y actividades de bienestar personal, familiar y mejoramiento de sus condiciones de vida.
6. Conocer y analizar las competencias de los colaboradores para contribuir al desarrollo de un plan de crecimiento personal y profesional dentro de la organización.
7. Asignar permisos físicos y lógicos dentro de las instalaciones y sistemas de Ciglo Consultoría.
8. Recolectar evidencia y logs respecto de las actividades realizadas en los sistemas de información y/o redes propias o de terceros.
9. Incorporar y almacenar sus datos personales relacionados con su actividad laboral en los archivos laborales e históricos de Ciglo Consultoría.
Proveedores, contratistas y aliados estratégicos:
1. Gestionar contractualmente las adquisiciones de bienes y servicios demandados por la organización para su normal funcionamiento o el cumplimiento de funciones delegadas.
2. Gestionar administrativamente la información de proveedores, contratistas y aliados en las operaciones económicas, financieras y contables que están directamente relacionadas con la gestión de facturación, cobros y pagos que se presentan en el desarrollo y cumplimiento de los procesos contractuales.
3. Cumplir con las normas del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. Realizar informes estadísticos que nos permitan identificar y mitigar riesgos laborales.
Datos sensibles o de menores de edad:
Si en el ejercicio de las actividades de Ciglo Consultoría, llegaren a recolectarse datos que puedan considerarse sensibles, especialmente protegidos o de menores de edad, se aplicarán medidas de seguridad altas para custodiar dicha información y se restringirá su acceso por terceros no autorizados. Ciglo Consultoría tratará datos sensibles o especialmente protegidos cuando:
1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Adicionalmente, para el tratamiento de datos sensibles o especialmente protegidos, Ciglo Consultoría cumplirá con las siguientes obligaciones:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
• No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
Ciglo Consultoría tratará datos de menores de edad cuando:
• Estos sean de naturaleza pública.
• El tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
Ciglo Consultoría respetará en todo momento los derechos de los titulares de datos personales en el tratamiento de estos. Estos derechos incluyen:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPDP.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la LEPDP y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El acceso está sujeto a los límites del artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Unificado en el Decreto 1074 de 2015.
Los titulares pueden consultar su información personal en nuestras bases de datos y archivos. Garantizamos el derecho de consulta conforme a la LEPDP, proporcionando la información bajo nuestro control. Establecemos medidas de autenticación para identificar de manera segura al titular que realiza la consulta. Las consultas serán tramitadas en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no podemos atender una consulta dentro del plazo, informaremos al interesado las razones antes del vencimiento del plazo, el cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los titulares pueden presentar reclamos si consideran que su información almacenada en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o si detectan incumplimiento de deberes y principios en la normativa sobre protección de datos personales. Los reclamos podrán presentarse de forma directa o al encargado del tratamiento de datos. Definimos medidas de autenticación para identificar de manera segura al titular que realiza el reclamo, siguiendo lo establecido en el artículo 15 de la LEPDP. Si el reclamo está incompleto, se otorgará un plazo de cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la solicitud sin recibir la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo. Si el reclamo no es de nuestra competencia, se dará traslado en un máximo de dos (2) días hábiles, informando al titular.
Al recibir el reclamo completo, incluiremos en la base de datos una leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda se mantendrá hasta que se resuelva el reclamo. El plazo máximo para resolver el reclamo es de quince (15) días hábiles desde su recepción. Si no es posible atenderlo en dicho plazo, informaremos los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:
• Formulario de Contáctenos que se encuentra en nuestro portal web: http://www.cigloconsultoria.com. Sección “Contáctenos”.
• Teléfono: (57) 320 545 6775
Trataremos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y finalidades por usted autorizadas; no obstante, deberemos conservar datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
La presente política fue aprobada por la Junta Directiva de Ciglo Consultoría, empezó a regir a partir del 12 de julio de 2014 y fue actualizada el 24 de octubre de 2023.